oleh

Government Resource Planning (GRP) di Indonesia: Apa yang Ada, Hubungan antar Modul GRP, Manfaat, & Permasalahannya?

Government Resources Planning atau GRP adalah sekumpulan modul aplikasi untuk mendukung fungsi-fungsi internal dan layanan publik organisasi pemerintah, mengelola sumber daya pemerintahan, mengintegrasikan aktivitas birokrasi pemerintahan dari hulu sampai hilir (dari perencanaan, belanja, pelaksanaan program, hingga evaluasi), mudah untuk saling diintegrasikan dalam satu sistem informasi. GRP mendukung proses pengumpulan, pemrosesan, pendokumentasian, dan integrasi data menjadi informasi internal dan antar Perangkat Daerah dari berbagai proses bisnis yang didukung oleh GRP. Di beberapa daerah di Indonesia istilah GRP lebih dikenal dengan nama “GRMS” (Government Resource Management Systems” meski nama GRMS saya dengar sudah menjadi nama paten GRP Pemkot Surabaya 🙂

GRP di pemerintahan mirip dengan Enterprise Resource Planning (ERP) untuk bisnis. ERP adalah sebuah software yang berisi modul-modul aplikasi yang mendukung fungsi-fungsi perusahaan.Modul-modul aplikasi ERP dapat dibeli terpisah sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan teknis organisasi. Beberapa modul utama ERP mencakup modul: keuangan, sumber daya manusia, perencanaan produksi, pembelian bahan, kontrol persediaan, distribusi, akuntansi, dan marketing. Beberapa fungsi dan modul yang didukung GRP di pemerintah daerah di Indonesia saat ini mencakup: aplikasi pengumpulan aspirasi masyarakat untuk perencanaan pembangunan daerah (Musrenbang), aplikasi manajemen penganggaran daerah (e-Budgeting), aplikasi perencanaan dan monitoring pembangunan daerah (e-Planning), aplikasi perencanaan project (e-Project), lelang online (e-Procurement), e-Delivery, e- Controlling, aplikasi perhitungan kinerja (e-Performance), aplikasi komunikasi dan administrasi, aplikasi inventarisasi, dan aplikasi surat-menyurat (e-Surat).

Hal yang terpenting adalah bahwa pembangunan aplikasi-aplikasi GRP itu sendiri bukanlah tujuan atau sekedar prestise, tujuan pembangunan dan pemilihan modul-modul aplikasi GRP adalah sebagai alat (tools) untuk membantu pencapaian tujuan pemerintah daerah dan membantu perangkat daerah dalam menjalankan fungsi-fungsi administrasi pemerintahan dan layanan publik secara lebih efisien dan efektif yang disesuaikan dengan tupoksi, skalabilitas, aktifivitas, dan lingkungan teknis masing-masing organisasi (Gambar 4).

GRP-tujuan

I. GRP yang ada di Indonesia dan Pengelompokkannya

Berikut ini daftar aplikasi-aplikasi GRP yang ada di berbagai pemerintah daerah di Indonesia, mencakup: Surabaya, Jawa Tengah, Kabupaten Karanganyar, Kota Madiun, Kota Mojokerto, Kabupaten Bojonegoro, Penajam, dan Kutai Timur, serta pengelompokkannya dikumpulkan hingga bulan Oktober 2018 (Tabel 2).

Tabel 2. Contoh GRP dan pengelompokkannya

Kelompok GRP PERENCANAAN1. e-Musrenbang

(Sistem informasi usulan kegiatan pembangunan daerah dari RW, Kelurahan, Kecamatan)

2. e-Pokir

(Aplikasi yang akan di-input masing-masing anggota legislatif sebagai penyampaian aspirasi dari masyarakat secara online untuk kemudian ditindaklanjuti Badan anggaran/bangar untuk di ajukan kepada eksekutif dalam perencanaan APBD).

3. SIPD
(Sistem Informasi Perencanaan Pembangunan Daerah, umumnya dikelola Bappeda)

4. e-Budgetting

(Perencanaan Anggaran Daerah dari paket kegiatan hingga ke item-item pengeluaran, membantu penyusunan APBD)

5. e-Planning

(Sistem perencanaan penganggaran yang fokus pada pada program dan kegiatan beserta capaian, output, outcome dan indikatornya, dan pagu kegiatannya)

6. e-RPJMD

Sistem yang dibuat untuk membantu perumusan RPJMD dan dokumen-dokumen pendukungnya.

Kelompok GRP PELAKSANAAN1. e-Project

(perencanaan pekerjaan dari setiap kegiatan yang telah dianggarkan, rencana umum pengadaan lelang, penunjukan langsung atau swakelola)

2. e-SHB / e-Harga

(sistem informasi daftar, jenis, spesifikasi teknis, dan harga dari barang/jasa sebagai acuan dalam penganggaran)

3. e-Procurement / SPSE LKPP

(proses dan data lelang online setiap paket pekerjaan)

4. e-Delivery / e-Kontrak

(data kontrak pekerjaan, membuat kontrak lebih cepat, data anggaran real, dan memangkas birokrasi)

5. e-Revenue

(Sistem untuk pencatatan pendapatan daerah)

6. e-Payment

(Sistem pencairan dana APBD

7. e-Tax

8. e-Surat

(kemudahan surat-menyurat secara elektronik dengan tanda tangan digital dan verifikasi)

9. e-SPPD

Sistem untuk keperluan pengurusan dan dokumentasi Perjalanan Dinas.

10. e-Absensi / Garbis

(Sistem absensi sidik jari atau telapak tangan dengan analisis kehadiran, keterlambatan, dan prestasi kehadiran)

11. Sistem Informasi Operasi Yustisi

12. e-Health

(antrian, rujukan, catatan riwayat medis pasien di Puskesmas dan RSUD)

13. e-Kios

(informasi, antrian, aplikasi di kelurahan, kecamatan, Perangkat Daerah Layanan,

Puskesmas, RSUD)

14. e-Lampid

(Sistem untuk pengurusan kelahiran, kematian, dan perpindahan penduduk)

15. Intelligent Transport System (ITS)

16. e-Monitoring Penertiban Reklame

17. Sistem Informasi Fasum – Fasos / e-Asset / e-Simbada

(Sistem manajemen barang-barang milik pemda, seperti tanah bangunan, jalan-jembatan, kendaraan, alat-alat, dan sebagainya dilengkapi dengan SIG)

18. e-Monitoring Sampah

19. Surabaya Single Window

(single portal untuk pengurusan perijinan investasi maupun parsial, termasuk monitoring progres berkas)

20. Sistem Informasi Sekolah

(data siswa, guru, informasi sekolah, rapor online tiap siswa, untuk data BOS, BOPDA, TPP, data nominasi dan SMNPTN)

21. Sistem Service Desk

(single point contact sekaligus garda terdepan untuk penanganan permasalahan operasional IT)

22. e-Personnel / Simpeg

(Sistem manajemen pegawai. Mencakup biodata, dan riwayat-riwayat seperti riwayat pendidikan, riwayat penugasan, riwayat jabatan-pangkat, riwayat diklat/kursus/seminar, dan proses mutasi pegawai)

23. Simgakin

(Sistem Informasi untuk pencatatan dan updating data keluarga miskin)

24. Sistem Informasi Jaringan Irigasi

25. Web SIG Jaringan Jalan

26. Web SIG Potensi Daerah

27. Sistem Informasi Profil Desa

Kelompok GRP EVALUASI1. e-Controlling

(Sistem informasi memonitor dan evaluasi pelaksanaan setiap kegiatan)

2. e-Monev

(Sistem informasi yang memuat data target dan realisasi penganggaran seluruh Perangkat Daerah)

3. e-Inspeksi

(Sistem khusus untuk pemantauan dan pengawasan proyek-proyek fisik)

4. e-Audit

5. e-Performance / e-Kinerja

6. e-Monitoring Pelayanan

7. Executive Dashboard

II. Hubungan dan Alur GRP Utama

Dari sekian banyak dan beragamnya aplikasi-aplikasi GRP, terdapat beberapa aplikasi utama yang dibutuhkan setiap pemerintah daerah, baik untuk mendukung fungsi operasional internal pemda maupun untuk mematuhi instruksi lembaga pengawas seperti KPK, BPK, dan BPKP. Aplikasi-aplikasi GRP utama tersebut umumnya menyangkut fungsi perencanaan kegiatan dan keuangan (Gambar 5).

GRP-HubunganPemerintah daerah, dalam hal ini Bappeda, dalam menyusun program-program kerja dalam aplikasi e-Planning membutuhkan masukan dari aplikasi e-RPJMD dan e-Musrenbang. Standar harga diambilkan dari aplikasi e-Harga. Selanjutnya untuk menyusun APBD, Bappeda membutuhkan aplikasi e-Budgeting di mana standar harga diambilkan dari aplikasi e-Harga. APBD yang telah disetujui selanjutnya didetailkan menjadi paket-paket pekerjaan beserta jenis-jenis pengadaannya dengan menggunakan aplikasi e-Project. Guna memperoleh rekanan pelaksana paket pekerjaan ditawarkan di aplikasi e-Procurement yang sudah menjadi aplikasi standar nasional dari LKPP. Pemenang lelang atau rekanan selanjutnya membuat kontrak pekerjaan dengan menggunakan aplikasi e-Kontrak. Selanjutnya data target dan realisasi penganggaran, termasuk pelaksanaan kegiatan, akan dapat dimonitor Bappeda dan Pimpinan Daerah melalui aplikasi e-Monev. Aplikasi e-Planning dan e-Budgeting adalah 2 aplikasi yang diwajibkan oleh KPK bagi seluruh pemerintah daerah di Indonesia untuk mencegah tindak korupsi di pemerintah daerah.

Selain aplikasi GRP untuk perencanaan kegiatan dan keuangan, aplikasi manajemen SDM sangatlah penting untuk memotivasi seluruh pegawai pemda memenuhi unjuk kerja terbaik. Aplikasi-aplikasi manajemen SDM pemda ini adalah e-Kinerja yang akan disupply data-datanya dari aplikasi Simpeg dan e-Absensi, serta beberapa data indikator kinerja setiap individu dari aplikasi  e-Planning, e-Controlling, dan e-Monev. E-kinerja telah terbukti mampu meningkatkan motivasi kerja staf pemerintah daerah sekaligus mengurangi praktek korupsi di lingkungan pemerintah daerah.

Beberapa sistem yang sudah berjalan lama dan berjalan dengan baik biasanya tidak perlu diganti, hanya perlu tambahan program-program antara, untuk pengintegrasian datanya. Misalkan SIPD dengan ebudgeting, ebudgeting dengan Simda/SIPKD, Simpda dengan tepra atau Sirup, dan sebagainya. Integrasi data juga memungkinkan untuk membuat sebuah ringkasan analisis data yang digunakan untuk aplikasi dashboar eksekutif.

III. Contoh Sistem GRP di Negara Lain

Salah satu Negara yang telah menerapkan Government Resources Planning (GRP) adalah Dubai (Gambar 6). Dubai telah menyediakan layanan GRP mencakup modul-modul Manajemen Keuangan, Manajemen Rantai Pasok, Manajemen SDM, Manajemen Penggajian, Manajemen Aset, dan e-learning. Sejalan dengan manfaat penerapan GRP di Indonesia, manfaat GRP di Dubai juga meningkatkan efisiensi, khususnya biaya, karena seluruh organisasi pemerintah menggunakan satu platform yang sama.

GRP-Dubai

Gambar 6. Portal layanan GRP Dubai (http://grpportal.dubai.gov.ae/)

IV. Manfaat & Permasalahan GRP di Indonesia Saat ini

Beberapa manfaat yang telah dirasakan pemerintah daerah yang telah mengimplementasikan GRP diantaranya:

  1. Efisiensi, karena standarisasi biaya dan harga pengadaan yang telah dikelola dengan baik.
  2. Efektif, karena adanya benang merah yang jelas dari perencanaan ke kegiatan dan sistem pengendalian dari kontrak, administrasi keuangan hingga pelaksanaan kegiatan.
  3. Transparan dan akuntabel, di mana semua perencanaan, kegiatan, dan transaksi dapat dipertanggungjawabkan.
  4. Peningkatan motivasi kerja, khususnya dengan sistem remunerasi yang didukung oleh modul e-Performance.
  5. Penurunan dan pencegahan korupsi, melalui modul penganggaran dan sistem kendali yang ketat, transparan, dan akuntabel.

Beberapa tantangan dalam inisiasi dan implementasi GRP di sebuah pemda, umumnya adalah manajemen perubahan (change management) dari sistem dan kebiasaan manual menjadi sistem digital; ketersediaan data-data digital; integrasi data antara sistem lama, sistem dari pemerintah pusat, dan GRP; penyesuaian proses bisnis sistem lama dengan sistem GRP; dukungan dan komitmen pemimpin daerah dan kepala dinas; dan belum adanya kesadaran audit berkala terhadap GRP yang ada.

GRP apa saja yang telah dibangun di kota/kabupaten anda? Sudahkah GRP kota/kabupaten anda mampu menghasilkan manfaat seperti GRP di kota/kabupaten lain yang e-Government nya berhasil? Apa saja permasalahan yang menghambat potensi manfaat GRP di pemda anda? Silahkan tinggalkan komentar anda untuk saling berbagi ilmu 🙂

———————————————————————————————————————-

Tulisan ini telah terbit sebagai bagian paper di SEMNASTIK 2018 apabila akan anda rujuk sebagai salah satu referensi tulisan anda, mohon mencantumkan sitasi di Daftar Pustaka anda sebagai berikut:
Tony Dwi Susanto (2018), Government Resource Planning (GRP): Peluang dan Tantangannya di Indonesia, Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi (SEMNASTIK), Palembang, 19 Oktober 2018

Komentar

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

News Feed